MICROSOFT PROJECT 2010

El alumno aprenderá a definir las tareas de un proyecto, a asignar recursos, a establecer costes, a analizar las posibles desviaciones entre lo programado y lo realmente realizado, etc. Todo ello utilizando la aplicación informática Microsoft Project.

Administración de proyectos

Introduce el concepto de proyecto y de las técnicas de administración de proyectos que se utilizan para manejar la complejidad de los proyectos. Describe detalladamente cada una de las fases de un proyecto: concepción, planificación, programación, seguimiento, control y cierre.

Entorno de trabajo de Project

Se presenta el entorno de trabajo de Project, con especial atención a sus vistas disponibles en la nueva cinta de opciones. Se indica también cómo modificar la escala temporal y otras opciones, así como la forma de obtener ayuda inmediata sobre cualquier aspecto de Project.

Crear un proyecto

Explica los detalles básicos para crear un proyecto, como establecer la fecha de comienzo o de fin y el calendario laboral, introducir la lista de tareas (diferenciando entre tareas de resumen y subtareas) y las opciones disponibles para guardar el proyecto.

Asignación de tiempos

Explica cómo introducir las duraciones de las tareas en Project y el significado de la programación condicionada por el esfuerzo, que se aplica cuando la duración de las tareas cambia al variar el número de recursos que utilizan, aunque no varíe el trabajo necesario para realizarlas. También se indica que las tareas pueden tener sus propios calendarios, representando excepciones en el calendario del proyecto.

Dependencias entre tareas

Explica la forma de establecer las relaciones de dependencia entre las tareas, en el sentido de que no todas pueden empezar al mismo tiempo, sino que es necesario realizar unas antes que otras. Estudia los distintos tipos de dependencias y restricciones, así como el concepto de ruta crítica del proyecto, es decir, la formada por aquellas tareas en las que el retraso de cualquiera de ellas provocaría el retraso del proyecto.

Introducción a los recursos

Se introduce el concepto de recurso como aquellas personas, equipamiento o materiales que son necesarios para completar las tareas del proyecto. Explica la diferencia entre los recursos de trabajo, materiales y de costo. También se indica la utilidad de crear un fondo de recursos y de aplicar un calendario exclusivo para un recurso o conjunto de recursos. La lección finaliza mostrando cómo establecer distinta disponibilidad y costos de los recursos a lo largo del tiempo.

Asignación de recursos

Explica el proceso de designar los recursos que son responsables de la realización de las tareas del proyecto. También introduce el concepto de costo fijo como el de un costo que no se puede imputar a la utilización de los recursos, sino a las propias tareas. Presenta la nueva herramienta Organizador de equipo, que permite realizar la asignación de recursos de una forma gráfica.

Ajuste de la programación

Presenta técnicas que se utilizan para ajustar la programación y hacer que cumpla con el objetivo y ámbito del proyecto. Algunas de estas técnicas se dirigen a reducir la duración del proyecto y otras a reducir los costes. Finalmente, se presenta el concepto teórico de triángulo del proyecto, en cuyo centro aparece el factor de la calidad del proyecto.

Sobreasignación de recursos

Presenta técnicas de administración de proyectos dirigidas a evitar la sobreasignación de los recursos utilizados. Se explica cómo detectar la sobreasignación y las diferencias entre la redistribución manual y automática. Finalmente se estudia la posibilidad de incorporar horas extra para evitar sobreasignación. En este caso, parte del trabajo se realiza fuera del horario laboral.

Introducir valores reales

Se explica la necesidad de guardar una línea de base del proyecto con la programación prevista para poder compararla con la ejecución real. Se indica cómo introducir los valores reales de fechas, duraciones, costos, etc. y, lo que es más importante, cómo los interpreta Project.

Seguimiento y control del proyecto

Se estudian las vistas que podemos utilizar en Project para comprobar la variación entre los valores previstos y reales: vista Gantt de seguimiento, líneas de progreso, tabla variación, etc. También se estudia la herramienta que proporciona Project para comparar dos versiones de un mismo proyecto.

Informes e impresión

Presenta los distintos informes disponibles en Project, que permiten plasmar en papel la información más relevante del proyecto. Podemos utilizar informes para comunicar la programación, para realizar el seguimiento y para documentar el proyecto una vez ha finalizado, durante la fase de cierre. También se explica cómo configurar correctamente la página y realizar su impresión.

Informes visuales

Presenta los distintos informes visuales disponibles en Project, que complementan a los informes de texto o básicos estudiados en la lección anterior. Los informes visuales utilizan las características de Excel y Visio para representar la información sobre tareas, recursos y asignaciones de una forma gráfica.

Análisis presupuestario

Estudia el análisis presupuestario, que pretende proyectar el costo del proyecto en función de la ejecución actual del presupuesto. Para ello se basa en el valor acumulado. Se trata de una análisis avanzado que consta de varios campos de información, de variación e indicadores, que hay que saber cómo interpretar.

Compartir información con otras aplicaciones

Se describen las distintas posibilidades que proporciona Project para compartir información con otras aplicaciones, en especial con las aplicaciones de Office, como Excel, Word o PowerPoint. Se estudian los asistentes para importar y exportar datos, la forma de copiar y pegar información o utilizar la Escala de tiempo para comunicar el progreso de determinadas tareas.