Módulo 1. Gestión de reuniones, viajes y eventos unidad

formativa

1. Gestión del tiempo, recursos e instalaciones del asistente a la dirección

Unidad didáctica 1. La organización y planificación del trabajo.

-Eficiencia, eficacia y efectividad.

-Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad.

-Medios y métodos de trabajo.

-La planificación como hábito:

-Priorización.

-Organización.

-Delegación.

-Control y ajuste. El control del tiempo.

-La calidad en los trabajos de secretariado.

-Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, proactividad, creatividad e innovación.

-Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad,

comunicación y negociación.

-El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el escritorio, las herramientas de trabajo

-Ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo

-Papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios.

-La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras

dependencias de la organización.

-Prevención de riesgos laborales.

Unidad didáctica 2. Procesos y procedimientos del tratamiento

de la información en la empresa.2. El archivo.

-Flujo documental en la empresa.

-Clasificación de los documentos.

-Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo.

-El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso.

-Inclusiones, extracciones y expurgo-.

-Gestión documental informática -“oficina sin papeles"-.

-Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos.

Unidad didáctica 3. La agenda.

-Tipos de agenda.

-Secciones de la agenda.

-Gestión de agendas.

Unidad formativa 2. Organización de reuniones y eventos

Unidad didáctica 1. Organización de reuniones.

-Tipos de reuniones:

-Planificación de las reuniones.

-Preparación de las reuniones.

-Preparación de las reuniones.

-Preparación de las reuniones.

-Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas.

-El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. -Duración, pausas, - almuerzo y otros).

-Tipología y funciones de los participantes en una reunión. -Dirección, - secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-.

-El papel de la secretaria el día de la reunión. -Preparar, comprobar, - atender-.

La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión.

Unidad didáctica 2. La negociación.

-Elaboración de un plan de negociación.

-Tipos o niveles:

-Participantes.

-Fases de la negociación:

-Recursos psicológicos en la negociación:

-Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.

-Los presupuestos y contratos:

Unidad didáctica 3. Organización de eventos.

-Objetivos.

-Presupuesto.

-Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.

-Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.

-Listado de comprobaciones.

-El papel de la secretaria el día del evento -Preparar, comprobar, atender-.

-Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado:

-Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado:

-Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos:

-Documentos de cobro y pago.

Unidad didáctica 4. El protocolo empresarial.

-Tratamientos dentro de la empresa.

-Recepción de las visitas.

-El restaurante como parte de la oficina.

-RD.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.

-El regalo en la empresa.

-La etiqueta en hombres y mujeres.

-Ubicación correcta de los símbolos:

-La imagen y la empresa.

Unidad formativa 3. Organización de viajes nacionales e internacionales

Unidad didáctica 1. Servicios y productos de las agencias de viajes.

-Condiciones de la contratación de un servicio:

-Seguros de viaje, médicos y de automóviles.

-Medios y rutas de transporte nacionales e internacionales.

-Medios de realización: Internet, teléfono y otros.

-Derechos del viajero:

-Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas.

-Características y funciones de organismos oficiales:

Unidad didáctica 2. Organización del viaje.

-Objetivos del viaje.

-Presupuesto.

-Lista de comprobación y confirmación.

-Documentación necesaria anterior al viaje:

-Gestión de las necesidades del país o países que se visiten:

-Itinerarios.

-Medios de transporte.

-Métodos para el alquiler de vehículos. Normativa al respecto.

-Visitas turísticas.

-Información cultural y genérica.

Unidad didáctica 3. Planificación del viaje.

-Medios de locomoción.

-Horarios.

-Reservas de transporte.

-Alojamientos y tipos de pensión.

-Medios de cobro y pago:

-Intérpretes.

-Servicios especiales-sala de reuniones, fax, secretario, despachos, salas -

audiovisuales-.

-Documentación y preparación de las jornadas de trabajo.

-La oficina móvil.

-La agenda de reuniones.

Unidad didáctica 4. Documentación posterior al viaje.

-Informes económicos.

-Justificantes.

-Notas de entrega.

-Albaranes.

-Facturas pro-forma.

-Facturas definitivas.

-Seguimiento de acuerdos.

-Evaluación y análisis de resultados.

-Archivo.

-Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales e internacionales.

Unidad didáctica 5. Protocolo nacional e internacional y usos sociales.

-Invitaciones en España y en el extranjero.

-Forma y contestación de las invitaciones.

-Obligaciones con los visitantes.

-Protocolo y comunicación en países de religión musulmana.

-Protocolo y comunicación con países de Hispanoamérica.

-Protocolo y comunicación en diversos países.

-Diplomacia en la Unión Europea.

-Decálogo del protocolo empresarial internacional.-

-Conclusión.